Étiquette au téléphone et par courriel

Il suffit de dire ou d'écrire quelque chose de stupide au bureau pour provoquer un changement de carrière imprévu. Alors pourquoi tant de gens accordent si peu d'importance à leurs courriels ou leurs conversations par téléphone? Essayez d'ajouter une certaine étiquette à vos communications. Vous verrez, vous pourriez vous faire de nouveaux amis, et influencer des collègues ou des clients potentiels.

Étiquette au téléphone :

• Définissez toujours le but de votre appel.

• Indiquez votre nom et le motif de votre appel.

• Demandez à la personne si le moment est approprié pour discuter avec elle (vous serez surpris de constater à quel point cet aspect est négligé et du temps que vous éviterez de perdre).

• Menez des conversations brèves et allez à l'essentiel.

• Si vous devez laisser un message, soyez concis et choisissez soigneusement vos mots.

• Gardez à l'esprit ce dont vous avez besoin, le temps qui vous est imparti et vos coordonnées.

• Répétez deux fois votre numéro de téléphone.

• Parlez lentement
  
  

Étiquette par courriel :

• N'utilisez pas un courriel à la place d'un appel téléphonique ou d'une rencontre en tête-à-tête (particulièrement lorsque vous avez besoin de réponses immédiates).

• Enregistrez régulièrement votre courriel pendant que vous le rédigez afin de ne pas perdre votre travail.

• Relisez deux fois votre document avant d'appuyer sur le bouton d'envoi.

• Évitez l'utilisation excessive de majuscules ou de ponctuations, car cela peut indiquer un certain ton que vous ne souhaitez pas exprimer ou auquel d'autres personnes ne seront pas réceptives.

• Utilisez les caractères gras et en italique avec parcimonie, uniquement pour insister sur certains termes.

• Mentionnez les pièces jointes dans le corps du message.

• Soyez bref. Réservez les conversations plus longues pour les appels téléphoniques ou les rencontres en tête-à-tête.

• Donnez des instructions directes concernant ce dont vous avez besoin ou indiquez clairement ce dont vous avez la responsabilité (c'est-à-dire les prochaines étapes). Indiquez le calendrier et le protocole de suivi.

• Choisissez un objet à la fois ciblé et pertinent pour l'ensemble de votre message.

• Soyez prudent lorsque vous utilisez une option de type « Répondre à tous ». Assurez-vous que le courriel d'origine justifie une réponse à tous les destinataires.

• N'écrivez rien dans un courriel que vous ne diriez pas en face du destinataire!